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人事担当者必見!入社式の定番プログラムとその準備

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人事担当者必見!入社式の定番プログラムとその準備
目次

入社式は新年度の始まりに新入社員を受け入れる大切なイベントです。このコラムでは入社式の定番プログラムと準備内容について、丁寧に説明します。近年増えているオンライン入社式にも当てはまる内容となっています。

入社式の定番プログラム

・開式

司会から開式の言葉を簡単に述べるだけでもよいですが、オープニングVTRなどがあると参加者の記憶に残る開式になるでしょう。VTRは新入社員の内定式や研修の時の写真があれば使用できますし、去年の入社式の様子と今の先輩社員の仕事中の様子を映して比較をし、1年後の自分を想像してもらうような内容も候補のひとつです。

・新入社員登壇、入社証授与

入社証を会社代表から新入社員に直接手渡しします。オンライン形式の場合は、予め入社証を郵送するなどして対応します。その際、名刺や社員証なども贈呈すると「会社に仲間入りした」という実感を持ってもらいやすくなります。

・新入社員挨拶

新入社員から自己紹介や決意表明をしてもらいます。新入社員には事前に挨拶がある旨を伝えておくと、安心して参加してもらえるでしょう。また、先輩社員にとっても、新入社員の決意表明を聞くことで気持ちを新たに業務に取り組めるなどの効果が期待できます。

・代表挨拶

代表から新入社員へ、歓迎の言葉や入社後に期待することなどを話します。新入社員が代表から直接メッセージをもらう貴重な機会なので、しっかりと時間を確保しましょう。事前に時間の目安を伝える、余裕を持ったタイムスケジュールにするなどの時間管理も、イベント運営において重要なことです。

また、場合によっては代表の挨拶の前に、役員からの挨拶の時間を設けることもあります。

閉式

開式と同様に、司会から閉式の言葉を述べるか、エンディングVTRを流すという方法もあります。閉式後は記念撮影をすることが多いでしょう。

入社式開催までの準備

・開催の目的を明確にする

よりよい入社式にするためには、「入社式終了後に新入社員がどのような気持ちを持っている状態がゴールか」をイメージすることが重要です。社会人としての自覚を持たせる、入社を歓迎する気持ちを伝えるなど、開催の目的を明確にしておきましょう。また、新入社員だけでなく、入社式を見ている先輩社員にどのような思いを抱いてもらうか…という点も併せて考えるとよいでしょう。

・会場の予約、下見

日程が決まったら、早めに会場の予約をしましょう。入社式は4月の頭に開催する企業が多いので、早くから予約が埋まってしまう会場もあります。新入社員全員がオンラインで参加する場合は広い会場は不要ですが、代表者のみリアル形式で参加し、他の参加者はオンラインで参加するハイブリット形式の場合はリアル形式での参加者を収容でき、なおかつ配信環境を整備できる会場を探すことになります。

また、会場の大きさや天井の高さ、会場までの細かいアクセス方法など、実際に行ってみないとわからないことも多くあるため、下見は必ずしておきましょう。

・新入社員、参加社員への広報

日程や大まかな内容が決定したら、早めに参加者に広報します。特に、新入社員への連絡は会場へのアクセスや服装、持ち物なども含め、丁寧に行うことで不安の軽減に繋がります。

・プログラム、当日の運営計画の立案

上記の定番プログラムの他、開催の目的を達成するためのプログラムを追加で考えてもよいでしょう。プログラムが決定したら、当日の役割分担を考えます。入社式本番中だけでなく、会場の設営や撤収についても計画を立てる必要があります。

オンライン配信を行う場合、配信機材を操作する人とそのフォローをする人も決めておきましょう。何かトラブルが発生した時に、一人だと対応が難しいため、複数人での配信をおすすめします。

・運営スタッフ、技術スタッフ、司会者などの人員手配

運営計画を立てて当日必要な人員数がわかったら、社内で対応が可能かどうか検討します。人数や技術的に社内での対応が難しく、外注する場合は、あらかじめ打ち合わせをして認識を合わせ、当日に備えます。特に、音響や照明、映像などの演出は、プロに依頼するのがおすすめです。演出も社内で対応する場合は、機器を手配し、リハーサルをしておきましょう。

・プログラム、タイムスケジュールの作成

参加者に広報するプログラムだけでなく、運営側の動きを含めたタイムスケジュールを作成しましょう。運営メンバーに事前共有し、各自がいつ何を行うのか理解しておくと、スムーズに運営できます。

・進行台本、進行スライドの作成

演出や登壇者の誘導のタイミングを確認するためにも、進行台本は司会者だけでなく、運営メンバー全員で共有します。

進行スライドとは、下の写真のように、タイトルやプログラムをスクリーン上で表示するものです。進行スライドがあることで、参加者にプログラムを理解してもらうことができますし、集合写真を撮る時の背景にもなります。

・必要な備品の準備

当日の運営に必要な備品を一覧にまとめることをおすすめします。例えば、受付で出欠確認に使うペンや会場に設置するゴミ袋、最近では感染症対策のための消毒液など、場所や場面ごとに細かな備品が必要になってきます。当日不足があって焦ることのないように、入社式当日の動きをイメージしながら備品を準備しましょう。

オンライン入社式の準備

オンライン入社式を行う場合は、使用する配信ツールの選定が必要になります。また、新入社員が自宅等から参加する場合は通信環境を事前に確認しましょう。入社式当日にトラブルが発生した際の連絡を提示し、社内での対応方法も決めておくと慌てずに済みます。

プログラムを考える際も、リアル形式との違いを意識することが重要です。直接顔を合わせることができないと、コミュニケーションが少なくなり、入社の実感が得られない、歓迎の気持ちが伝わらないなどの懸念があります。配信ツールのコメント機能やリアクション機能を活用し、参加者が配信画面を見ているだけにならないようにしましょう。

まとめ

毎年開催している企業も多い入社式ですが、改めてプログラムと準備について説明しました。恒例の社内イベントでも、その年ごとに開催の目的を定めることで、プログラムや準備の仕方に工夫が生まれるでしょう。リアル形式でもオンライン形式でも、新入社員のことを第一に考えて準備することが大切です。

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