オンライン入社式開催のポイント

入社式の目的

・新入社員に社会人になったという実感を持たせる

入社式は学生から社会人になる節目として、気持ちを新たにできるタイミングです。決意表明をしたり、トップや先輩社員から話を聞いたりするプログラムを設け、これから会社でどのように頑張りたいのかを考えてもらえる式にしましょう。

・新入社員に歓迎の気持ちを伝える

新しい環境での生活のスタートに緊張している新入社員も多いはずです。新入社員に歓迎の気持ちを伝え、前向きな気持ちで入社してもらえるようにしましょう。

・先輩社員にも気持ちを新たにしてもらう

先輩社員を入社式に参加させる企業も増えています。新入社員の決意表明やトップの話を聞くことで気持ちを新たにしてもらい、モチベーションの向上に繋げることができます。これから一緒に働く新入社員がどんな人なのかを知る場にもなるでしょう。

入社式をオンラインで開催するメリット

・拠点が離れていても合同で開催できる

複数の拠点がある企業では、拠点ごとでの開催か、新入社員を一カ所に集めての開催になるかと思います。全拠点合同でオンライン入社式を行えば、各拠点での準備の時間や、新入社員を一カ所集める場合の旅費交通費の削減ができます。

また、合同で開催すると新入社員にとっても各拠点に同期がいることが実感できる機会になるでしょう。

・先輩社員も参加しやすい

リアル形式では、入社式に参加する社員は一部に限られているケースが多いのではないでしょうか。オンライン開催であれば、移動の必要がなく、業務の合間に参加できる他、会場のキャパシティを気にする必要もないので、参加する社員の数を増やすことが可能です。新入社員の決意表明を聞き、より一層気を引き締めて仕事に臨むようになるなど、入社式への参加は先輩社員にもよい影響があるはずです。

オンライン入社式のポイント

・配信体制を万全にする

オンライン入社式では、通信環境が不安定だったり、配信機材の扱いに慣れていなかったりといったトラブルが発生する可能性があります。通信環境や同時視聴可能人数などは予め確認しておきましょう。また、新入社員が自宅等から参加する場合は、そのフォロー体制を構築しておく必要があります。事前に接続のテストを行ったり、トラブル発生時の連絡先を提示したりすることで、新入社員の不安も軽減します。担当者がオンライン配信に不慣れな場合は、配信機材の準備や操作を外部に依頼することも選択肢の一つです。

・コメント機能やリアクション機能などを活用する

オンライン入社式のデメリットとしては、緊張感や特別感に欠けてしまうこと、配信側からの一方的なコミュニケーションになりがちであることなどがあげられます。これらのデメリットを解消するためにも、コメント機能やリアクション機能を活用して、参加者からのアクションを促すことが重要です。新入社員に気になることをコメントで質問してもらったり、先輩社員から歓迎の気持ちをコメントやリアクションで送ってもらったりするとよいでしょう。

オンライン配信ツールの選び方

オンライン入社式を行う上で、確認が必要な要素や、＋αであるとよい要素をご紹介します。

・タイムラグが少ないか

視聴者と配信元のタイムラグが大きいと、コミュニケーションがとりづらくなり、進行に支障をきたす可能性があります。参加者が式典に集中できるよう、タイムラグの程度や通信環境について、事前に確認しておきましょう。

・セキュリティ面で安心か

入社式は社員や関係者のみで行う場合がほとんどかと思います。パスワードの設定や通信の暗号化などの安全対策ができるかの確認が必要です。

・リアクション機能があるか

クリック一つで簡単に使用できるリアクション機能は、入社式のように参加人数が多いイベントに向いています。参加者もコメント機能に比べて気軽に使用することができるので、コミュニケーションを活発にしたい場合にも最適です。配信ツールごとにリアクションの種類や画面上での見え方に違いがあるので、調べてみるとよいでしょう。入社式にはお祝いのリアクションがあるものや、リアクションが大きく画面上に表示されるものがおすすめです。

まとめ

入社式は学生から社会人になる大きな節目のイベントになります。オンライン形式で開催する場合は配信体制を整えることで不安要素を減らしつつ、コメント機能やリアクション機能を活用してコミュニケーションをとるとよいでしょう。配信に関して不慣れな場合は、プロに依頼するのも一つの手です。

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