オンライン入社式の開催に必要な準備とは？

オンライン入社式を開催する際に気を付けること

新入社員や先輩社員がそれぞれの場所から参加するオンライン入社式では、直接会うことができないため参加者同士の交流が難しくなりがちです。そこで、コミュニケーションを取るためのコンテンツをプログラムに取り入れたり、併せて懇親会を開催したりして交流の場を設けると新入社員に安心感を与えることができるでしょう。

また、新入社員は別々の場所からオンライン参加するのではなく配信会場に集まって参加、登壇してもらい、その様子を先輩社員に配信する形式や、先輩社員が会場での出席参加も配信での視聴参加も可能なハイブリッド形式での開催もおすすめです。

オンライン入社式を開催するために必要な準備

・式のプログラム内容、日程の決定

まずは根本的な目的を確認し、それに合わせてプログラム内容を決めましょう。準備に時間がかかるものもあるので、プログラムは3ヶ月前くらいには決定しておくことが望ましいです。

当日のスケジュールが決定したらすぐに新入社員へのお知らせを忘れずに行いましょう。

・オンライン配信ツールの選定

オンライン配信ツールは様々な種類がありますが、それぞれ機能が異なります。決定した内容に合うツールを検討しましょう。

オンライン配信ツールの選び方についてはこちら

・ネット環境の確認

オンライン入社式を行う場合には、参加者全員にネット環境が必須です。ネット環境が整っているか、オンライン配信ツールの使用経験があるかなどを事前にヒアリングし、サポート体制を整えておきましょう。

加えて、事前にテスト配信を行い、音切れや映像の乱れがないか、ツールの使用方法などを確認しておくと当日安心です。

・PCなどのデバイス支給

オンライン入社式を行うのであれば、会社から支給するPCなどのデバイスは事前にセットアップを済ませて新入社員に送付しておくと、当日スムーズに社用デバイスから入社式に参加してもらうことができます。必要に応じてポケットWi-Fiなどの周辺機器も併せて支給しておきましょう。

オンライン入社式当日に気を付けること

・参加場所

できるだけ静かで背景のすっきりした場所から参加するようにしましょう。

マイクをオンにするときは、周囲の音が入らないように注意が必要です。関係ない物音をマイクが拾ってしまうと、他の参加者の雑音になってしまい大事な話が聞き取れなくなるなど、進行の妨げになる可能性があります。

また、背景がごちゃごちゃしていると印象が良くないです。いらない情報が画面内に入ってきてしまうので参加者の集中力を欠く原因にもなります。話している内容に集中してもらうためにも背景はすっきりさせておきましょう。

・表情、カメラの映り方

オンライン上では、実際に顔を合わせているときよりも表情が読み取りにくく、暗く見えてしまいがちです。普段よりも大げさに表情を明るくすること、はっきりした口調で話すことを意識しましょう。身振り手振りを付けて話すとより伝わりやすくなります。また、話を聞いているときにも、聞いていることが相手に伝わるように目線を下げずにカメラを見るようにしましょう。カメラの位置は自分の顔の正面に来るように設置すると表情が見えやすく良い印象を与えやすいです。

まとめ

慣れていないとオンラインイベントの計画や準備は何から手を付けていいかわからないかもしれませんが、ポイントを押さえて計画すればリアルで開催するよりもスムーズに開催準備をすることができます。配信の準備などが社内で難しい場合はプロに依頼するのもひとつの手です。配信体制を万全にして新入社員を歓迎しましょう。

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