オンライン社員総会を成功させるポイント

全体テーマを決める

オンラインかどうかに関わらず、全体のテーマ設定は大変重要です。

プログラムの企画段階ではテーマが判断基準のひとつになり、それに合わせてプログラムを作成することができます。例えば、「社員同士の結束力を強める」というテーマが設定されていれば、それをもとに、チームを作り協力して取り組むレクリエーションを実施したり、チームマネジメントに詳しい人を呼んで講演をしてもらったりといったプログラム例を考えることができます。

また、多くの場合、オンライン社員総会では参加者が画面を見ながら話を聞くだけになってしまいがちです。そのため、参加した実感に乏しく、気づきや学びにまで意識が向かず、なんとなく終了してしまいがちです。参加者にとっても、全体のテーマがあることで目的意識を持って参加できるため、話者の伝えたいこともより理解しやすくなります。

複数の部署を巻き込んで準備する

総務や人事など決まった部署の担当者のみが企画や運営を行うケースも多く、もしかすると他の部署に声をかけることに抵抗があるかもしれません。巻き込むといっても、コンテンツの一部分を担当してもらう、事前のインタビューを依頼するなど部分的に協力してもらうだけでもメリットはあります。

複数の部署に関わってもらうメリットとして、以下があげられます。

・多角的な視点を取り入れることができること

・より多くの参加者に意欲的に参加してもらえるようになること

ひとつの部署のみで準備をしてしまうと、内容に偏りが出たり、実際の会社の課題と社員総会のテーマがずれてしまったりする恐れがあります。複数の部署で準備をすれば、各部署の得意分野を活かし、多様な意見を取り入れながら進めることができます。さらに、事前準備の様子をより多くの人が目にすることになるため、当日の参加意欲や協力意識を高めてもらうきっかけになります。

同じ人ではなく、複数の人から話をしてもらう

社員総会では経営層からの話がメインになることが多いかと思います。経営層から直接話を聞ける貴重な機会にはなりますが、話者がずっと同じままだとどうしても飽きてしまいます。特に、オンライン開催だと参加者が飽きやすい傾向があります。そこで、部署ごとのパートを設けて前年度の報告をそれぞれが行うなど、複数の人が話すようにすると、参加者が飽きにくくなるでしょう。内容によっては部門長の対談形式や、パネルディスカッションのようなスタイルを取り入れることも効果的です。より多くの人に出番ができることで当事者意識を持つ人が増え、参加者全員で社員総会を成功させようという雰囲気が醸成されやすくなります。

コメント機能やリアクション機能、投票機能を活用する

オンラインならではのコミュニケーション方法として、コメント機能やリアクション機能、投票機能などを使う方法があります。事前に使い方の説明をするなどして、参加者がこれらの機能を使用しやすい雰囲気づくりをすることも重要です。

・コメント機能

リアル開催の場合、発言の機会がない人や、質問などを求められても大勢の社員が集まる場で発言するのは気が引けるという人も多いかもしれませんが、コメント機能であれば気軽に発言が可能になります。また、コメント機能の使用を配信管理者で制御できる配信ツールであれば、コメントのせいで内容に集中できないという心配もなくなります。例えば、社長の話し中はコメント機能をOFFにして話に集中してもらうことが可能です。

・リアクション機能

クリック一つで簡単にアイコンを送ることができるリアクション機能は誰でも簡単に使用することができます。アイコンが画面上に大きく表示されるものだと、ムードを共有し、オンラインならではの一体感を作り出すことが可能です。リアクションの種類も豊富なほうが、その時の気持ちにあったものが使用でき、参加者同士でより盛り上がることができるでしょう。

・投票機能

投票機能は多くの人の意見を聞きたい時やクイズコーナーを設けて場を和ませたい時など、幅広く活用することが可能です。その場で結果の共有までできると、オンラインであっても距離を感じさせない、全員参加型のコンテンツが実施可能です。

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