オンライン社員総会の準備とは？　配信ツールもご紹介

オンライン社員総会開催までの流れ

・日程の決定、会場の予約

開催日時が決まったら、会場の予約をします。早くに予約が埋まってしまう会場もあるので、早めに会場探しや空きの確認をしたほうがよいでしょう。オンラインで開催する場合は、登壇者の数を見込んで、その人数にあった大きさの会場を探すことになります。リアル開催での社員総会では、社員全員が入る大きな会場が必要になるのに対して、オンライン開催であれば小さな会場からの配信が可能です。

・プログラムの決定

業績の報告、今後の方針の発表に加えて、社内表彰や懇親会を行う企業も多いです。最初に大きなテーマや目的を設定し、それに合わせて全体のプログラムや個々のコンテンツを考えていくことが重要です。また、オンライン社員総会では、参加者を飽きさせないよう、長すぎない時間設定にし、適宜休憩を挟むとよいでしょう。

社員総会を企画するには？プログラム例の紹介も

・配信ツールの選定

視聴参加者もカメラがONにできるもの、コメントやリアクションなどの機能が充実したものなど、配信ツールによって強みが異なります。それぞれの配信ツールによって実施可能なプログラムの幅やイベントの雰囲気が変わるため、目的や規模に合わせたツールの選定が必要です。

・当日の役割分担、参加者への広報

オンライン社員総会では、MC・登壇者アテンド・配信調整・視聴参加者フォローなどの役割が発生します。登壇者アテンドとは登壇者に登壇するタイミングや場所などを伝える役割です。視聴参加者フォローとは、配信ならではのトラブルが発生した際に対応する役割を指します。さらに、配信会場で音響や照明を使用する場合はプロにお願いすることになるでしょう。音響や照明による演出でイベントの雰囲気がガラッと変わるので、オンライン開催でも検討してみるのがおすすめです。

参加者への広報は視聴方法や事前の準備物などを丁寧に伝えるようにしましょう。目的やコンセプトに合わせて、広報の方法を検討するのも工夫の一つです。

・会場設営

開催規模や会場の設備にもよりますが、机や椅子の配置、ステージのセッティング、場合によってはモニターの設置や照明の調整などが必要になります。

・リハーサル

登壇者の動きやそれに合わせた配信用カメラの位置確認、音響や照明の確認などを行います。リハーサルで初めて気づく問題点もあるかもしれないので、十分な時間を確保することが理想的です。

配信ツールのご紹介

・Zoomミーティング

視聴参加者のカメラとマイクをONにすることができて、双方向のコミュニケーションが取りやすいツールです。普段の業務で使用している人も多く、視聴参加者も操作面において安心して参加できるのではないでしょうか。一方で人数の多い企業の社員総会では、接続が不安定になったり、ギャラリービューの画面が何ページにも渡ってしまい見づらかったりという懸念点もあります。

・Touchcast

実際の映像とバーチャル空間を組み合わせた技術を用いた配信で、まるで会場に入り込んだかのような感覚を味わうことができるツールです。オンライン社員総会では、視聴参加者を飽きさせない工夫が必要ですが、このツールであれば視覚的なインパクトが大きいので、飽きずに参加できるでしょう。Q&A機能や投票機能などのコミュニケーション機能も充実しています。

・MeetU

MeetUは離れた場所にいても同じ空間にいるかのような一体感を実現することにこだわったツールです。クリックひとつで簡単に送れるリアクション機能では、アニメーション効果が配信画面上に表示されたり、拍手の音が会場にも流れたりと全員でイベントの雰囲気をつくることができます。コメント機能や投票機能もあり、双方向のコミュニケーションが可能です。さらに、配信管理者がリアクションとコメント機能のON・OFFを設定できるので、参加者の多い社員総会でも、メリハリをつけた進行が可能です。

まとめ

オンライン社員総会では、事前の準備が重要になります。特に、配信ツールの選定では、比較をせずに使い慣れたものを選んでしまって思うようなコンテンツが実現できなかったり、比較検討してみても違いがわからずに悩んでしまったりするかもしれません。しかし、配信ツールひとつで、イベントのプログラムの幅が広がる、雰囲気が変わるといった違いが生まれます。弊社では目的にあった配信ツールのご提案もさせていただきますので、お気軽にご相談ください。

リアクション・投票・コメント機能で一体感を創り出すなら
MeetU

MeetUはクリックひとつで送れるリアクション機能、その場で集計と共有ができる投票機能、登壇者にもリアルタイムで表示されるコメント機能などを備え、同じ空間にいるかのような一体感を実現する配信ツールです。

また、SVCではMeetUのご利用についてはもちろん、他配信ツールを利用したオンラインイベントやリアルイベントのご相談も承ります。お気軽にお問い合わせください。